Тема:Оформлення бібліографічних списків та покажчиків. Правила та вимоги оформлення письмової роботи. Стандарти та уніфіковані системи документації.

ПРЕЗЕНТАЦІЯ
            Завдання 1

Підібрати літературу для написання реферату на тему: «Історія розвитку комп'ютерної техніки» та оформити згідно правил.

Завдання 2

Скласти план для написання реферату згідно літератури підібраної на уроці та оформити згідно правил.

 (надати на електрону пошту вчителя)

Правила посилань та оформлення бібліографічного опису джерел

У науковій статті обов’язково мають бути посилання на джерела та список використаних джерел після висновків тексту.

Посилання в тексті статті подавати тільки у квадратних дужках, наприклад [1], [1; 6], де цифри 1 і 6 відповідають порядковому номеру праці або джерела у Списку використаних джерел. Якщо посилання на джерела підряд з 1 по 6, тоді [1-6].

Посилання на конкретні сторінки наводити після номера джерела через кому з маленької букви “с.”), наприклад: [1, с. 5]. Якщо посилання на кілька праць, вони розділяються крапкою з комою: [1, с. 5; 6, с. 25-33].

Якщо використано відомості, матеріали чи твердження з монографій, оглядових статей, інших джерел з великою кількістю сторінок, тоді в посиланні необхідно точно вказати номери сторінок, ілюстрацій, таблиць тощо з джерела, на яке дано посилання.

Посилання у тексті зазвичай робиться в кінці речення.

Слід давати посилання на джерело при непрямому цитуванні – переказі, викладі думок інших авторів своїми словами; при огляді загальних тенденцій наукових досліджень; при зазначенні фактичних даних і результатів попередніх досліджень.

Цитата береться в лапки і обов’язково має посилання на джерело із зазначеним номером сторінки.

Цитати звичайно наводять:

Ø    для підтвердження власних аргументів;

Ø    як посилання на авторитетне джерело;

Ø    для критичного аналізу того чи іншого твердження.

В інших випадках краще робити непряме цитування.

Особливі вимоги при цитуванні

Текст цитати починається і закінчується лапками і наводиться в тій граматичній формі, в якій він поданий у джерелі, із збереженням особливостей авторського написання.

Науковий етикет вимагає точне відтворення цитованого тексту, бо найменше скорочення наведеного витягу може спотворити зміст.

Цитування повинно бути повним, без довільного скорочення авторського тексту і без перекручень думок автора. Пропуск слів, речень, абзаців при цитуванні допускається без перекручення авторського тексту і позначається трьома крапками. Вони ставляться у будь-якому місці цитати (на початку, всередині, на кінці). Якщо перед випущеним текстом або за ним стояв розділовий знак, то він не зберігається.

Наукові терміни, запропоновані іншими авторами, не виділяються лапками, за винятком тих, що викликали загальну полеміку. У цих випадках використовується вираз «так званий».

Якщо потрібно підкреслити ставлення автора статті до окремих слів або думок з цитованого тексту, то після них у круглих дужках ставлять знак оклику або знак питання.

Якщо автор статті, наводячи цитату, виділяє в ній деякі слова, робиться спеціальне застереження, тобто після тексту, який пояснює виділення, ставиться крапка, потім дефіс і вказуються ініціали автора статті, а весь текст застереження вміщується у круглі дужки.

Цитати в статті використовуються рідко; можна зазначити основну ідею, а після неї в дужках указати прізвище автора, який уперше її висловив.

Відомі тези і твердження авторитетних дослідників подаються на початку статті, а основний обсяг статті присвячується викладу власних думок; для підтвердження достовірності своїх висновків і рекомендацій не слід наводити висловлювання інших учених, оскільки це свідчить, що ідея дослідника не нова, була відома раніше і не підлягає сумніву.

Оформлення списку використаних джерел

Список використаних джерел – елемент бібліографічного апарату, котрий містить бібліо­графічні описи використаних джерел і розміщується після висновків.

Оформлення списку використаних джерел повинно відповідати вимогам ВАК до бібліографічного опису.

Джерела можна розміщувати одним із таких способів: у порядку появи посилань у тексті, або в алфавітному порядку прізвищ перших авторів заголовків.

Нумерація джерел проставляється вручну. Не використовуйте автонумерацію та автоматично генеровані кінцеві посилання.

Джерела іноземною мовою розміщуються після всіх джерел кирилицею, виключенням є коли список формується у порядку появи посилання в тексті.

Основні правила оформлення джерела:

Ø     Назви статей, монографій, збірників, конференцій, тез, доповідей, авторефератів дисертацій вказуються повністю.

Ø     Для статей обов’язково дається їх назва, назва видання, рік, номер (випуск, том), початкова та кінцева сторінки.

Ø      Для монографій, довідкових, енциклопедичних видань – назва, місце видання (місто), видавництво, рік видання, (том, частина – якщо є), загальна кількість сторінок.

Ø     У списку джерел з маленької букви пишуть відомості, що відносяться до заголовку (підруч. для вузів, матеріали конф., тези, навчально-методичний посібник тощо), відомості про відповідальність (ред., упоряд., редкол. та ін.), наприклад:

Психологія : підруч. для вузів.

Психология : словарь / отв. ред. Гончарук П. В.

Ø     Має бути проміжок в один друкований знак (пробіл) до і після приписного знака: тире (–), скісна риска (/), дві скісні (//), двокрапка (:). Виняток – крапка (.) та кома (,) – проміжки залишають тільки після них.

Ø     Після скісної риски (/) пишеться автор (автори) саме у такому вигляді, в якому зазначено на титульному листі або у змісті (якщо це стаття), тобто, це може бути Попов В.В., В.В. Попов, Василь Васильович Попов, Василь Попов.

Ø     Таким чином, запис реквізитів статті одного автора з періодичного друкованого видання матиме наступний вигляд:

Прізвище ініціали автора. Назва статті. / ім’я, по батькові автора або ініціали і прізвище автора // Назва журналу. – Рік. – № . –  С. ?–?.

Ø     Запис двох і більше авторів: спочатку перший автор, після флешу (/) вказуються два/три/чорити автора:

Прізвище ініціали першого автора. Назва статті. / ініціали прізвище першого автора, ініціали, прізвище другого автора // Назва журналу. – Рік. – № . – С. ? – ?.

Ø     Алгоритм оформлення статті з електронного видання:

Прізвище ініціали автора. Назва статті [Електронний ресурс] / ім'я, по батькові автора або ініціали прізвище автора // Назва журналу. – Рік. – № . – Режим доступу: http://www… (з нової строки) електронна адреса, за якою розміщена стаття. Наприклад:

 Кабан Л. В. Оцінювання інноваційної діяльності загальноосвітніх навчальних закладів регіону [Електронний ресурс] / Лариса Василівна Кабан // Народна освіта. –- 2007. – Випуск 1. – Режим доступу: http://www.narodnaosvita.kiev.ua/Narodna_osvita/vupysku/1/statti/2kaban/2kaban.htm

Ø     Для того, щоб прізвище та ініціали автора залишалися в одному рядку і не розривалися користуйтеся комбінацією Shift+Ctrl+Space (пробіл).

Оформлення письмової роботи

            Оформлення роботи є важливим елементом її виконання.  Єдиних вимог до зовнішнього оформлення структури, обсягу, змісту і стилю викладу письмових робіт не існує, проте діючі нормативні документи встановлюють загальні принципи щодо оформлення таких робіт. Письмову роботу виготовляють рукописним способом або за допомогою комп’ютера (шрифт 14 Times New Roman, 1,5 інтервал. Відступи: зверху, знизу – 2 см; зліва – 3 см; справа – 1 см) друкують машинописним способом на одній стороні аркуша білого паперу формату А4 (210х297 мм), через два міжрядкових інтервали до тридцяти рядків на сторінці. Щільність тексту письмової роботи повинна бути однаковою. Друкарські помилки, описки і графічні неточності, які виявилися в процесі написання, можна виправляти підчищенням або зафарбуванням білою фарбою і нанесенням на тому ж місці або між рядками виправленого тексту машинописним способом.

Заголовки структурних частин письмової роботи “ЗМІСТ”, “ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ”, “ВСТУП”, “РОЗДІЛ”, “ВИСНОВКИ”, “СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ”, “ДОДАТКИ” друкують великими літерами симетрично до тексту. Заголовки підрозділів друкують маленькими літерами (крім першої великої) з абзацного відступу (крапка в кінці заголовка не ставиться). Заголовки пунктів друкують маленькими літерами (крім першої великої) з абзацного відступу в розрядці в підбір до тексту, в кінці ставиться крапка. Відстань між заголовком (за виключенням заголовка пункту) та текстом повинна дорівнювати 3-4 інтервалам.

Кожну структурну частину письмової роботи треба починати з нової сторінки. Нумерація сторінок, розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів, малюнків, таблиць, формул здійснюється арабськими цифрами без знака №. Першою сторінкою письмової роботи є титульний аркуш, який включають до загальної нумерації сторінок, але номер сторінки не ставлять, на наступних сторінках номер проставляють у правому верхньому куті сторінки без крапки в кінці. Зміст, перелік умовних позначень, вступ, висновки, список використаних джерел не нумерують. Номер розділу ставлять після слова “РОЗДІЛ”, після номера крапку не ставлять, потім з нового рядка друкують заголовок розділу. Підрозділи нумерують у межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, між якими ставлять крапку. У кінці номера підрозділу повинна стояти крапка, наприклад: «2.3.». Потім у тому ж рядку йде заголовок підрозділу. Пункти нумерують у межах кожного підрозділу. Номер пункту складається з порядкових номерів розділу, підрозділу, пункту, між якими ставлять крапку. У кінці номера повинна стояти крапка, наприклад: «1.3.2.». Потім у тому ж рядку йде заголовок пункту. Пункт може не мати заголовка. Підпункти нумерують у межах кожного пункту за такими ж правилами, як пункти.

Ілюстрації (фотографії, схеми, графіки, карти) і таблиці необхідно подавати в письмовій роботі безпосередньо після тексту, де вони згадані вперше, або на наступній сторінці. Ілюстрації і таблиці, які розміщені на окремих сторінках, включають до загальної нумерації сторінок. Ілюстрації позначають словом «Рис.» і нумерують послідовно в межах розділу, за ви­ключенням ілюстрацій, поданих у додатках. Номер ілюстрації повинен складатися з номера розділу і порядкового номера ілюстрації, між якими ставиться крапка. Наприклад: «Рис. 1.2». Номер ілюстрації, її назва і пояснювальні підписи розмішують послідовно під ілюстрацією.

Таблиці нумерують послідовно (за винятком таблиць, поданих у додатках) в межах розділу. У правому верхньому куті над відповідним заголовком таблиці розміщують напис «Таблиця» із зазначенням її номера. Номер таблиці повинен складатися з номера розділу і порядкового номера таблиці, між якими ставиться крапка, наприклад: «Таблиця 1.2».

Формули в письмовій роботі (якщо їх більше одної) нумерують у межах розділу. Номер формули складається з номера розділу і порядкового номера формули в розділі, між якими ставлять крапку. Номери формул пишуть біля правого поля аркуша на рівні відповідної формули в круглих дужках, наприклад: (3.1).

Примітки до тексту і таблиць, в яких вказують довідкові пояснювальні дані, нумерують послідовно в межах одної сторінки. Якщо приміток на одному аркуші декілька, то після слова «Примітки» ставлять двокрапку, наприклад:

«Примітки:1.2»

Якщо є одна примітка, то її не нумерують і після слова «Примітка» ставлять крапку.

Цифровий матеріал, як правило, повинен оформлятися у вигляді таблиць. Кожна таблиця повинна мати назву, яку розмішують над таблицею і друкують симетрично до тексту. Назву і слово «Таблиця» починають з великої літери. Назву не підкреслюють. Пояснення значень символів і числових коефіцієнтів треба подавати безпосередньо під формулою в тій послідовності, в якій вони дані у формулі. Значення кожного символу і числового коефіцієнта треба подавати з нового рядка. Перший рядок пояснення починають зі слова «де» без двокрапки. Рівняння і формули треба виділяти з тексту вільними рядками. Вище і нижче кожної формули потрібно залишити не менше одного вільного рядка. Якщо рівняння не вміщується в один рядок, його слід перенести після знака рівності (=) або після знаків плюс (+), мінус (–), множення (х) і ділення (:).

Додатки оформлюють як продовження письмової роботи на наступних її сторінках або у вигляді окремої частини, розміщуючи їх у порядку появи посилань у тексті роботи. Якщо додатки оформлюють на наступних сторінках роботи, кожний такий додаток повинен починатися з нової сторінки. Додаток повинен мати заголовок, надрукований вгорі малими літерами з першої великої літери симетрично відносно тексту сторінки. Посередині рядка над заголовком малими літерами з першої великої друкується слово «Додаток» і велика літера, що позначає додаток. Додатки слід позначати послідовно великими літерами української абетки, за винятком літер Г, Є, Ї, І, Й, О, Ч, Ь, наприклад, додаток А, додаток Б тощо.

Один додаток позначається як додаток А. Текст кожного додатка за необхідності може бути поділений на розділи й підрозділи, які нумерують у межах кожного додатка. У цьому разі перед кожним номером ставлять позначення додатку (літеру) і крапку, наприклад, А.2 – другий розділ додатка А; В. 3.1 – підрозділ 3.1 додатка Б.

Ілюстрації, таблиці і формули, які розміщені в додатках, нумерують у межах кожного додатка, наприклад: рис. Д.1.2 – другий рисунок першого розділу додатка Д; формула А.1 – перша формула додатка А.

Уніфікація та стандартизація

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07. 01. 1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить 15 класів:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова;

3) банківська;

4) фінансова;

5) звітно-статистична;

6) планова;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

10) цінова документація і т. д.

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);

2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

-  бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

-  первинна   бухгалтерська   документація   бюджетних   установ   і організацій і т. д.

Тема:Практична робота «Використання шаблону та формуляр-зразка документа».

Завдання надати на електрону пошту вчителя

Завдання 1 (6 балів)

Виготовити формуляр-зразок згідно взірця

Хід виконання завдання

1. Відкрийте текстовий редактор Word.

2. Встановить поля згідно стандартів: 

ліве – 30 мм, праве – 20 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм., міжрядковий інтервал 1,5 см. Розмір шрифту – 14, шрифт - Times New Roman. Орієнтація сторінки А4.

3. Надрукуйте та оформіть реквізити згідно правил побудови формуляр-зразка.

Завдання  2 (6 балів)

Виготовити шаблон бланку для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів

Хід виконання завдання.

1.                  У рядку головного меню вибрати пункт «Файл»/«Створити». Відкриється діалогове вікно «Створення документа». Вибрати вкладку «Загальні»,  позначити «Шаблон», задати «Новий документ»/«ОК».  Відкриється чиста сторінка Word. Установити потрібні параметри сторінки.

2.                  У вікні «Розмітка сторінки» відкрити діалогове вікно «Розриви». На вкладці «Розриви розділів» вибрати: «Наступна сторінка», задати «Вертикальне вирівнювання за верхнім краєм» та «Застосувати до всього документа» і, щоб емблема не з'являлася на наступних сторінках багатосторінкового документа, обов'язково задати «Розрізняти колонтитули першої сторінки»/«ОК».

3.                  У рядку головного меню задати «Вставка»/«Рисунок», вибрати «Картинки» чи «Із файла» (залежно від того, де розташована заздалегідь підготовлена емблема). Підвівши курсор до вибраного рисунка, двічі натиснути ліву кнопку миші (в колонтитулі з'явиться це зображення). Витягуючи або звужуючи рисунок, задати потрібні розміри його. Закрити діалогове вікно «Колонтитули».

4.                  У рядку головного меню вибрати «Вставка»/«Номери сторінок», задати «Формат...» і у форматі номера вибрати «1, 2, 3,...»; в нумерації сторінок зазначити «продовжити»/«ОК» . У діалоговому вікні «Номери сторінок» вибрати: «Розташування Вгорі сторінки», «Вирівнювання: Від центра» (не зазначати «Номер на першій сторінці») «ОК».

5.                  Натисканням клавіші [Enter] опустити курсор приблизно на 5,5 см (якщо розмір шрифту 14 пт., то натиснути [Enter] 10 разів).

6.                  На панелі інструментів «Вставка» вибрати «Текстове поле», підвести хрестик у лівий верхній куток робочої області, натиснути ліву кнопку миші (з'явиться квадрат), витягуванням задати розміри (висоту - не більше ніж 5,25 см, ширину - не більш як 7,5 см). Натиснути ліву кнопку миші, щоб усередині рамки активізувався курсор, на панеліінструментів «Форматування» вибрати форматування тексту «По центру».

7.                  Використовуючи різні шрифти, оформити в раніше підготовленому прямокутнику постійні реквізити й трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату документа, що надійшов. Після цього підвести курсор до будь-якої сторони прямокутника, натиснути праву кнопку миші, відкрити діалогове вікно «Формат напису...», у вкладці «Кольори й лінії» вибрати «Немає ліній» (у такому разі під час друкування ліній рамки не буде). Натиснути кнопку «ОК».

8.                  Так само оформити невидиму рамку для адресата в правому верхньому куті. Активізувати курсор у цьому прямокутнику, виставити шрифт (розмір і рисунок шрифту мають бути такими самими, як і в тексті). На панелі інструментів «Форматування» задати форматування тексту «За лівим краєм».

9.                  У документах, виготовлених за допомогою ПК, кутові обмежувальні рамки для заголовка до тексту не проставляють, а обмеження довжини рядків у заголовках досягають оформленням відповідного абзацу шаблону документа чи створенням стилю «Заголовок» із такими параметрами: правий відступ - «9,0 см», форматування тексту - «За лівим краєм» (слід пам'ятати, що абзацного відступу немає). Для цього можна на панелі інструментів «Форматування» відкрити меню «Стиль», вибрати, наприклад, «Заголовок 1», задати рисунок шрифту, його розмір, правий відступ (переконатися, що лівого відступу немає). Знову підвести курсор на «Стиль», вибрати «Заголовок 1» і натиснути ліву кнопку миші; з'явиться вікно «Перевизначення стилю»; задати «Перевизначити: даний стиль, використовуючи виділений фрагмент як зразок». Натиснути кнопку «ОК».

10.              Шаблон готовий. Тепер йому присвоюють ім'я, зберігають і закривають вікно.

Завдання 3 (6 балів)

                        Виготовити шаблон загального бланка

Хід виконання.

1.                  Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, які виконували на уроці.

2.                  Нижче від невидимого прямокутника залишити місце для реквізиту «Назва виду документа». Для нанесення трафаретних позначок для реквізитів 11, 12, а також оформлення реквізиту 14 можна вставити таблицю із захованою сіткою (три стовпчики: перший - до 5-ї, другий - до 14-ї позначки на лінійці, третій - до кінця робочої площі). В першому й третьому стовпчиках вибрати форматування тексту «За лівим краєм», у другому - «По центру».

3.                  Особливості оформлення реквізитів 17, 23. Гриф затвердження (реквізит 17) можна оформляти як і «Адресат», лише довжина рамки має бути дещо меншою. Для оформлення реквізиту «Підпис» можна вставити таблицю із захованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Скрізь виставити форматування тексту «За лівим краєм». Перший стовпчик - до 8-ї позначки на лінійці, другий - до 12,5. Це зручно, якщо назва посади займає багато рядків (слід пам'ятати, що розшифрування підпису оформляють на рівні останнього рядка назви посади).

4.                  Якщо реквізит «Підпис» оформляється в документі, який підписуватимуть кілька посадових осіб одного й того ж самого підприємства (їхні підписи розташовують один під одним), то можна вставити таблицю з кількома рядками.

5.                  Для оформлення реквізиту «Підпис» у документі, який підписуватимуть дві чи більше осіб, котрі обіймають посади однакового рівня, доцільно вставити таблицю, вибравши два рядки й два стовпчики (рис. 20, 21). У такому разі для оформлення розшифрування підпису використовують клавішу пробілу.

6.                  Для виготовлення змінних реквізитів у службових документах застосовується переважно шрифт гарнітури Times New Roman розміром 14-12 пт. Якщо документ надруковано шрифтом розміром 14 пт. і на останній сторінці тексту небагато, то його можна «пригнати» й одержати повні сторінки (розмір шрифту після приганяння має бути не меншим ніж 12 пт.).

7.                  Відстань між рядками змінних реквізитів становить один інтервал, а між реквізитами - 2-3 інтервали. Оформляючи реквізит «Текст», його здебільшого форматують «За шириною» (в разі потреби вставляють «м'які перенесення»). Складові частини реквізитів: «Адресат», «Гриф затвердження», «Підпис», «Гриф погодження», «Візи» (між собою) рекомендується відокремлювати 1,5-2 інтервалами (1,5, якщо відстань між реквізитами становить 2 інтервали, і 2 - якщо З інтервали).

Тема:Системи управління електронними документами. Технічні засоби обробки документів та інформації. Класифікація офісної техніки.

ПРЕЗЕНТАЦІЯ 

КОНСПЕКТ

ТЕСТ

Teма: Засоби створення, зберігання, обробки, копіювання і транспортування документів.

ПРЕЗЕНТАЦІЯ
TECT

Завдання 1.

Створити міні-презентацію на одну з тем:

1. «Засоби копіювання і розмноження документів»

2. «Засоби обробки документів»

3. «Засоби транспортування документів»

Матеріали та малюнки знайти в мережі Інтернет.

Завдання 2.

Скласти порівняльну характеристику засобів складання і виготовлення документів

Засоби складання і виготовлення документів

Друкарські машинки - нещодавно ще незамінний вид конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами, оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншу вартість в порівнянні з комп'ютерами.  Друкарські машинки повинні забезпечувати: 

Ø     Високу продуктивність праці при мінімальних витратах; 

Ø     Високу якість друку; 

Ø    Простоту управління; 

Ø    Максимальна кількість одночасно одержуваних копій; 

Ø    Надійність роботи. 

Механічні друкарські машинки самі прості і дешеві, але і самі не зручні в роботі. Електричні друкарські машинки вимагають від друкарки мінімальних зусиль при натисканні клавіш, забезпечують в той же час велику кількість копій (до 12) Стомлюваність друкарки на електричній друкарській машинці знижується, а продуктивність праці значно збільшується. Електронні друкарські машинки, володіючи всіма достоїнствами електричних, мають ще й пам'ять, що наближає їх по ефективності до організаційних автоматів. Пам'ять електронних друкарських машинок може бути як внутрішня (електронна, магнітна), так і зовнішня (магнітні картки, стрічки, дискети). У цій пам'яті зберігається різноманітна інформація: стандартні тексти-шаблони, адреси, форматні документи. Друкується інформація також може записуватися у пам'ять для подальшого аналізу і використання. Природно, видобуту з пам'яті інформацію можна безпосередньо при друці редагувати: змінювати адреси, прізвища та будь-які інші фрагменти текстів. Електронні друкарські машинки можуть мати дисплей для попереднього виведення на екран і редагування друкованої інформації; можуть бути підключені до комп'ютера для введення-виведення необхідної інформації та редагування текстів за допомогою більш досконалих комп'ютерних редакторів.

Організаційні автомати - це агрегований комплекс електромеханічних і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування та виготовлення текстових і табличних документів. Оргавтомати включають в себе швидкодіючі друкуючі пристрої, різні пристрої, що запам'ятовують, мікропроцесори або інші пристрої керування, дисплеї та ін
Функціональні можливості оргавтоматів ширші, ніж у електронних друкарських машинок: 

Ø    великі обсяги оперативної пам'яті (до 1000 сторінок тексту);

Ø    ємна зовнішня пам'ять (мегабайти); 

Ø    більш зручне редагування, що наближається до можливостей комп'ютерних редакторів.

Широко використовуються такі оргавтомати: Оргтекст Д, Оптіма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 і 2301.

Диктофонна техніка - слід особливо відзначити доцільність застосування диктофонної техніки як проміжної ланки реєстрації інформації при створенні машинописних документів. Статистика показує, що витрати праці на складання документа з проміжним записом тексту на диктофон і наступним друком з диктофона в 2-3 рази менші, ніж при рукописній підготовці. При великих обсягах регулярних машинописних робіт в організаціях доцільно створювати диктофонно-машинописні бюро. 

Засоби транспортування документів

Транспортування документів між службовими приміщеннями фірми, банку, бібліотеки або іншої організації може здійснюватися за допомогою візків, конвеєрів, ліфтів, пневмопошти та ін
Візки універсальний, але не завжди зручний засіб транспортування. В умовах регулярного переміщення великих обсягів документації, книг, журналів тощо використовуються автоматизовані транспортні засоби: конвеєри, ліфти, пневмопошту. Частіше інших використовуються тросові і стрічкові конвеєри. 

Ліфтові транспортери застосовуються для вертикального переміщення документів. За принципом дії вони можуть бути дискретні і безперервні. Якщо ліфти мають безперервне переміщення, тоді на їх платформах використовуються програмовані пристрої автоматичного вивантаження і захоплення вантажу. 

Пневматична пошта забезпечує переміщення документів з пневмотрубопроводу з великою швидкістю і на великі відстані.

Засоби обробки документів

Адресувальні машини широко використовуються для в друковування в документи локальних фрагментів текстів, найчастіше стандартних: адрес клієнтів, заголовків рахунків, заяв, повідомлень, платіжних документів. Адресувальні машина копіює на документи або на етикетки для подальшої наклейки фрагмент тексту, оперативно обраний з великого числа текстів, що зберігаються або в пам'яті машини, або у вигляді друкованих форм в картотеці штемпелів-шаблонів.

Маркувальні машини (франкувальні машини) замість марок на конвертах друкують поштові штампи із зазначенням дати поштового відправлення та суми оплати. При друкуванні на лічильнику франкувальної машини накопичуються суми платежів, що підлягають сплаті. Такий поштовий штамп може містити короткий рекламне оголошення, найменування організації, її адреса, телефони. 

Штемпелевальні пристрої (нумератори) служать для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати і т. п. 

Ламінатори - машини для захисту документів від вологи, пилу, масла та від недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. Документ вставляється в машину, де він піддається термообробці, в результаті якої на документ наноситься з двох сторін захисна плівка, або на поверхню документа просто приклеюється липка прозора плівка.

Фальцювальні машини - пристрої для виконання різних видів фальцювання (згинання) паперів за заданим форматом і акуратного складання їх.

Брошурувальні машини пристрої для автоматичної фальцювання і скріплення брошур за допомогою металевих скріпок.

Аркушепідбірні машини (колатори) автомати для сортування віддрукованих листів в блоки, наприклад для подальшого виготовлення книг, брошур, тощо.

Аркушескладаючі машини вирівнюють пачки паперів. 

Пачковязальні машини служать для обв'язки пачок шпагатом або стрічкою.

Палітурні машини виконують: скріплення блоку паперів пластмасовими або металевими пружинами, пластиковими пластинами; переплетення блоку паперів. 

Устаткування що ріже папір (різаки) призначено для різання рулонної або іншого паперу на листи споживчих форматів.

 Машини для знищення секретних і конфіденційних документів шляхом їх найдрібнішого розрізання.

 Конвертовідкриваючі машини обрізають край конверта заздалегідь встановленої міліметрової ширини. 

Конвертозаклеюючі машини наносять клей на клапан конверта і заклеюють його. 

Засоби копіювання і розмноження документів

Електрографічне копіювання є в даний час найбільш поширеним способом копіювання. Понад 70% світового парку копіювального обладнання складають електрографічні копіювальні апарати (ЕГКА), за допомогою яких виготовляється понад 50% всіх копій, одержуваних у світі.
Основні переваги електрографічне копіювання:

Ø    Високі оперативність, продуктивність і якість копіювання; 

Ø    Можливість масштабування та редагування документа при копіюванні; 

Ø    Отримання копій з листових і зброшурованих документів; 

Ø    Отримання копій з різних штрихових, півтонових, одно-і багатоколірних оригіналів; 

Ø    Отримання копій на звичайному папері, кальці, пластиковій плівці, алюмінієвої фольги і ін;

Ø    Порівняно невисока вартість апаратів і витратних матеріалів, легкість обслуговування. 

Термографічне копіювання - це найбільш оперативний спосіб копіювання (десятки метрів на хвилину), що дозволяє отримувати копію на спеціальному досить дорогому термореактивному папері або на звичайному папері, але через термокопірувальний папір. Недоліки термокопіювання: невисока якість, невеликий термін зберігання копій (темніють), дорогий папір.

Фотографічне копіювання - цей спосіб копіювання найдавніший. Він забезпечує найвищу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу отримання копії.

Електронно-графічне копіювання - засноване на оптичному зчитуванні документів і  реєстрації інформації на спеціальний носій копії. Копії найчастіше отримують на електрофотоплівці і на термореактивному папері.

 Діазографічне копіювання - застосовується переважно для копіювання великоформатної креслярсько-технічної документації.